Serii de documente emise
xConta permite definirea de serii de documente emise, astfel încât documentele înregistrate direct in xConta să fie numerotate în mod logic în cadrul unui an.
Tipurile de documente care pot fi înseriate sunt:
facturi emise
avize de expediție
chitanțe emise
Nu sunt permise duplicate de numere de documente, chiar și între serii. Astfel, dacă un document are spre exemplu numărul 1001, niciun document de același fel din cadrul anului, indiferent de serie, nu poate avea tot numărul 1001.
Definirea de serii de documente emise
Administrarea seriilor de documente emise este accesată din meniul “Administrare facturare”.
Functia permite administrarea seriilor de facturi utilizate. Tot prin aceasta functie se administreaza seriile utilizate la facturile proforme, avizele de insotire si chitantele emise.
Pentru fiecare tip de document avem atasata o SERIE si un NUMAR de document. Seria este unica intr-un an pentru fiecare tip de document. Este un camp alfanumeric de maxim 6 caractere. Ultimul caracter din serie nu trebuie sa fie numeric (cifra). Numarul de document este de asemenea unic in cadrul unui an.
Pentru fiecare serie de document se va preciza NUMAR INCEPUT si NUMAR SFARSIT. In acest interval de numere se va emite respectivul tip de document. Programul va gestiona generarea automata, in ordine strict crescatoare, a numarului de document.
La gestionarea numarului de document trebuie avut in vedere ca programul face validarea ca intervalele de numere sa nu se suprapuna. De exemplu se genereaza seria de document ADR-IT cu numar de inceput 140001 si numar sfarsit 149999. Daca se doreste generarea seriei ADR-CR cu numar de inceput 145000 si numar sfarsit 155000, acest lucru nu este acceptat si validat de program deoarece se suprapun numerele de documente din cele doua serii.
Seria de document este folosita atata timp cat este ACTIVA si se pot prelucra documente pentru anul in care a fost definite. Cand se doreste ca o serie de documente sa nu mai fie utilizata se scoate bifa din campul “Este activa” (seria). Fiecarei serii de document i se atasaza o descriere (explicatie).
La actualizarea unei serii de document prin bifarea campului “Seria de documente are conturi implicite pentru facturare” i se pot adauga conturile care vor fi folosite la emiterea documentelor. Se pot complete/selecta unul sau mai multe conturi. Programul face validarea corectitudinii contului completat (sa existe in Planul de conturi si sa fie cont analitic).
Ecranul utilizat pentru incarcarea/modificarea seriilor de documente utilizate este urmatorul:
Programul permite adaugarea, modificarea, stergerea si afisarea seriilor de documente. Pentru modificare, stergere sau afisare se pozitioneaza pe randul de”Serii documente”, apoi se selecteaza butonul pentru functia solicitata.
O serie de documente poate fi stearsa doar daca nu s-a emis nici un document din seria respectiva. La modificare serie, daca s-au emis documente poate fi modificat doar NUMAR SFARSIT. Si acum se face validarea sa nu se intercaleze cu alte serii de documente. De asemenea in urma modificarii, NUMAR SFARSIT trebuie sa fie mai mare sau egal cu ULTIMUL NUMAR EMIS, care este afisat automat de program.
Dupa generarea seriilor de documente se poate trece la functia de administrare a operatorilor de facturare.