Prelucrari documente
La prelucrarea documentelor programul respecta anumite reguli pentru toate tipurile de documente. Programele au in general aceleasi functii:
Adauga
Modifica
Sterge
Afiseaza
Rapoarte
In functie de tipul documentului prelucrat pot aparea in plus functii noi:
Blocare document
Deblocare document
Copiere document
Functii specifice unui anumit tip de document
Orice document prelucrat se compune din ANTET si POZITII. In antet sunt datele generale ale documentului (data document, data scadenta, cod de partener, cod gestiune, curs valutar, etc.). Numarul de pozitii ale unui document sunt, practic nelimitate. Programul genereaza automat numarul de pozitie, in cadrul documentului pozitiile fiind ordonate dupa numarul de pozitie. Pozitia este unica in cadrul unui document. Numarul de pozitie se acorda secvential, crescator. Daca dintr-un document se sterge una sau mai multe pozitii, acele pozitii sterse nu se vor refolosi. La Adauga se va genera pozitia urmatoare ultimei pozitii incarcate in document.
Documentele incarcate in baza de date trebuie sa aiba obligatoriu antet si cel putin o pozitie. Nu se pot incarca documente fara pozitii. Exista o singura exceptie, anume la facturile emise. La acest tip de document se poate incarca doar antetul fara pozitii. Aceasta deoarece in cazul facturilor emise trebuiesc sa apara toate numerele de facturi dintr-o serie, in ordine crescatoare. Poate sa existe cazul in care o factura este ANULATA si nu are nici o pozitie pe respectivul document. La actualizarea oricarui tip de document (cu exceptia facturilor emise) cand se sterge ultima pozitie de pe document, programul sterge antetul respectivului document, afisand pe ecran un mesaj coresspunzator.
Numarul de document incarcat este, in general, alfanumeric. Lungimea maxima este de 15 caractere. Tot la fel fel la facturile emise se admit doar valori numerice.
La Adauga se incarca informatiile generale despre document. Daca respectivul document exista in baza de date si se incearca adaugarea lui inca odata, programul nu permite acest lucru atentionand ca documentul este deja incarcat. Exista insa posibilitatea de a adauga pozitii noi la un document deja incarcat, acest lucru facandu-se si atunci cand se apeleaza functia Adauga.
La Sterge se poate sterge intregul document sau doar o anumita pozitie din document. Pentru stergerea intregului document se apeleaza Sterge din bara de sus a meniului. Pentru stergerea unei pozitii se intra la inceput pe Modifica. Pe ecran vor fi afisate pozitiile documentului. Se selecteaza pozitia (linia) care se doreste stearsa, apoi se selecteaza butonul Sterge din bara de jos. Se afiseaza pe ecran pozitia care urmeaza sa fie stearsa si pe baza unui dialog se face sau nu stergerea pozitiei.
Daca se doreste modificarea unei pozitii se procedeaza similar. Se selecteaza Modifica din bara de sus a meniului. Programul va afisa toate pozitiile documentului. Se selecteaza pozitia (linia) care se doreste modificata si se selecteaza butonul Modifica din bara de jos a ecranului. Programul afiseaza pozitia, care apoi poate sa fie sau nu modificata.
Programul permite prelucrarea documentelor aferente unui numar de doi an. Sunt permise prelucrari de documente in oricare din lunile celor doi ani. Nu are importanta ordinea lunilor in care se face prelucrarea. De asemenea programul permite consultarea datelor din arhiva, din anii care au fost inchisi din punct de vedere contabil. Normal, pentru documentele consultate din arhiva sunt permise doar afisarile si rapoartele. Nu se pot face actualizari asupra acestor documente.
Prin functiile de Administrare ale programului xConta se pot bloca prelucrarile de documente din anumite luni din cei doi ani pentru care se pot prelucra documente.Prin blocarea prelucrarii documentelor nu se mai pot face actualizari de documente (adauga, modifica, sterge) in lunile blocate, se pot face doar afisari si rapoarte. Blocarea lunii se face pentru toate tipurile de documente si pentru toti utilizatorii. Programul de Administrare are si optiunea de blocare a prelucrarilor pentru anumite tipuri de documente din cadrul unei luni. De exemplu se poate bloca prelucrarea de Facturi emise si Bonuri de consum dintr-o anumita luna. Pentru restul de documente nu exista nici o restrictie la prelucrare in luna respectiva.
Un caz separat este cand prin Administrare s-au blocat prelucrarile pentru un anumit cont. Daca un cont este blocat la prelucrare intr-o anumita luna atunci prin nici un document nu se pot face actualizari asupra respectivului cont (adaugari, modificari, stergeri). Prin actualizari se intelege articole contabile. De exemplu daca in luna Iunie 2016 este blocat contul 4427 (TVA colectata) si se incearca emiterea (adaugarea) unei pozitii intr-o Factura emisa in care sa fie folosit acest cont, respectiva pozitie nu va putea fi adaugata deoarece contul 4427 este blocat, programul afisand un mesaj de eroare corespunzator. La fel, daca s-ar incerca incarcarea unei Note contabile prin care sa se inchida contul 4427, operatiunea neputand fi efectuata. Blocarea prelucrarilor pentru un cont intr-o anumita luna are insa o optiune suplimentara. La blocarea contului poti fi specificati Utilizatorii pentru care nu se aplica aceasta blocare, respectivii utilizatori putand sa foloseasca fara restrictii contul blocat.
Sunt documente care au un numar foarte mare de pozitii (extrase de cont, note contabile). Exista posibilitatea de pozitionare rapida pe un numar de pozitie existent in document. Pentru aceasta se tasteaza CtrG, pe ecran va aparea un meniu pentru pozitionarea rapida pe document, fara sa mai fie nevoie sa fie parcurs documentul secvential, de la prima pozitie din document, pana la pozitia dorita:
La prelucrarea tuturor tipurilor de documente prin programul xConta s-au respectat anumite reguli unitare:
Orice document prelucrat are o data de prelucrare (anul si luna in care este incarcat) si o data a documentului (ziua, luna, anul). In mod normal orice document prelucrat ar trebui sa fie incarcat in anul si luna in care a fost emis. Exista insa situatia in care dupa inchiderea unei luni din punct de vedere contabil mai trebuiesc inregistrate documente din lunile anterioare. Aceste documente pot fi inregistrate in prima luna in care din punct de vedere contabil se mai poate acest lucru. Este cazul, de exemplu, unei facturi de la furnizor emisa de furnizor in Ianuarie si primita de societate abia in Iulie. Respectivul document va fi inregistrat in Iulie, va avea data de prelucrare Iulie, insa data documentului va fi din Ianuarie. Nu toate tipurile de documente permit prelucrarea de documente emise in lunile anterioare. De exemplu Notele contabile.
Data unui document nu poate fi dupa data de prelucrare. De exemplu in luna Martie nu pot incarca o factura de la furnizor cu data de Iunie, acelasi an.
In ceea ce priveste NUMARUL de document (unicitatea sa) s-au respectat anumite reguli unitare:
Numarl de factura emisa sau de aviz este unic in cursul unui an. Societatea poate avea mai multe SERII de emitere factura/aviz dar numarul este unic la nivel de societate in cursul unui an.
Documentele de gestiune (note predare, bonuri consum, fise limita, bonuri restituire, etc.) sunt grupate pe pachete de documente. In cadrul unui pachet de documente numarul de document este unic pe un tip de document in cursul unei luni. S-a optat pentru utilizarea de pachete documente pentru ca articolele contabile sa se faca la nivelul fiecarui pachet, nu la nivel de document. Aceasta datorita numarului mare de documente de gestiune prelucrate intr-o luna. Pachetul de documente a fost gandit sa se foloseasca la nivelul unei gestiuni. Normal, daca se doreste ca articolele contabile sa se faca la nivel de document, se va genera un singur document pe pachet, incarcandu-se acelasi numar atat la pachet cat si la document.
Documentele privind obiectele de inventar (bonuri eliberare in folosinta, transfer intre marci obiecte inventar, casari obiecte inventar, etc.) nu sunt grupate in pachete de documente, aceasta datorita volumului mai mic de documente prelucrate in cursul unei luni. Numarul de document pentru acest tip de documente este unic in luna pe fiecare tip de document.
Pentru facturile primite de la furnizori numarul de document trebuie sa fie unic pe furnizor in cursul unei luni. Spre deosebire de facturile emise la facturile de la furnizor se poate ca acelasi numar de factura de la un furnizor sa il regasesc in mai multe luni din cursul aceluiasi an. Aceasi regula se respecta si pentru avizele primite de la furnizori. Regulile se aplica atat pentru facturile/avizele primite de la furnizorii interni, cat si cele primite de la furnizorii externi.