Operatori (profile) de facturare
xConta permite definirea de operatori (profile) de facturare. Fiecare dintre aceste profile poate fi configurat pentru a folosi un anumit set implicit de conturi contabile pentru operarea documentelor de tip factură, aviz, chitanță, precum și anumite serii de documente emise.
De asemenea, un profil de operator de facturare este necesar pentru a emite facturi, avize de expediție, chitanțe sau bonuri fiscale.
Configurarea de operatori de facturare
Operatorul de documente se identifica printr-un nume (username operator) si o parola. Numele si parola operatorului de documente nu are legatura cu numele si parola cu care s-a intrat in program.
Fiecare operator are un nume si o parola proprie. Parola trebuie sa fie mai mare de 4 caractere. Numele de operator este unic, nu pot exista doi operatori cu acelasi nume. Pentru fiecare operator se pot incarca alte informatii care vor aparea pe facture/aviz: numele complet, seria si numarul BI/CI, cine a eliberat BI/CI, codul numeric personal (CNP). Toate aceste informatii sunt optionale.
Fiecarui operator i se poate atasa un fisier care sa contina semnatura si/sau stampila. Fisierul trebuie sa fie de tip JPG. Prin atasarea semnaturii si/sau stampilei unui operator, la tiparirea documentuli va aparea respective semnatura/stampila. Exista insa optiunea ca in momentul tiparirii documentului programul sa nu tipareasca aceasta informatie desi operatorul o are atasata.
Pentru operator se pot stabili conturi implicite care vor aparea la emiterea respectivului document. Nu este obligatoriu sa fie completate toate conturile. Dupa completarea unui cont daca se bifeaza faptul ca respectivul cont este BLOCAT atunci la emiterea documentului operatorul nu mai are acces la acel camp (nu poate sa il modifice).
Daca operatorul va emite chitante atunci este obligatoriu sa fie completat campul “Cont incasare chitanta”.
Conturile care pot fi setate sunt urmatoarele:
Cont debitor factura – uzual 4111;
Cont inregistrare venituri – uzual 707 la vanzari marfuri; 701 la vanzari produse; 704 la prestari servicii;
Cont inregistrare cheltuieli – uzual 607 la vanzari marfuri; 711 la vanzari produse;
Cont TVA colectata – uzual 4427;
Cont TVA la incasare – uzual 4428;
Cont inregistrare avans – uzual 419;
Cont debitor aviz – uzual 418;
Cont TVA neexigibila – uzual 4428;
Cont incasare chitanta – uzual 5311;
Programul face validarea corectituninii contului completat, sa existe in Planul de conturi si sa nu aiba analitice.
Dacă seria de documente utilizată pentru emiterea unui document are de asemenea definite conturi implicite, acestea au prioritate față de cele definite la nivel de profil de facturare
Programul permite adaugarea, modificarea, stergerea si afisarea de operatori. Un operator nu poate fi sters daca respectivul operator a emis documente. La fel ca seriile de documente si operatorul poate sa fie activ sau nu. Daca se doreste ca un operator sa nu mai fie activ (sa nu mai poata emite documente) atunci se scoate bifa din campul “Este activ”.
Asocierea de serii de documente la un operator de facturare
Pentru adaugarea/stergerea de serii de documente care sunt atasate unui operator se selecteaza randul cu operatorul caruia i se actualizeaza seriile de documente si se selecteaza butonul MODIFICA.
Vor fi afisate seriiile de documente atasate.
Exista optiunea de a afisa toate seriile de documente sau numai seriile active (bifare la “Afiseaza doar seriile active”) iar seriile vor fi afisate grupate pe tipuri de document.
Pentru fiecare tip de document exista o singura serie implicita. Prin functia de modificare se poate schimba (prin bifare) seria implicita. Daca un operator are o singura serie de documente, atunci seria respectiva va fi seria implicita.
Daca se doreste stergerea unei serii se selecteaza randul cu seria respectiva si se selecteaza butonul STERGE.
Daca se doreste ADAUGA SERIE se selecteaza butonul “[alege]”. Programul va afisa toate seriile de documente (active sau nu – dupa optiunea selectata) si se va selecta seria care se doreste adaugata. Programul afiseaza doar seriile de documente care nu au fost deja atasate respectivului operator.